Sales leader merasa timnya lambat. Sales cycle dari kualifikasi sampai PO terasa panjang, dan salesperson sudah beberapa kali diminta lebih agresif. Saat dicek lebih teliti, sebagian deal ternyata menunggu keputusan dari kantor sendiri: approval diskon belum keluar, kontrak masih di legal, atau stok belum dikonfirmasi gudang.

Cara Mengukur Waktu Tunggu Internal di CRM

Waktu tunggu internal diukur dengan menambahkan status "menunggu internal" di CRM, dengan pilihan approval, teknis, legal, atau stok, beserta tanggal mulai dan tanggal selesai. Hambatan ini jarang terlihat karena CRM biasanya hanya mencatat stage dari sisi customer. Setelah satu sampai dua bulan, hitung:

• Rata-rata hari tunggu internal per deal.
• Hari tunggu per fungsi: siapa penyumbang terbesar.
• Persentase waktu siklus deal yang habis untuk menunggu pihak sendiri.

Contoh: Sepertiga Sales Cycle Habis untuk Menunggu

Sebuah tim mencatat perjalanan deal selama dua bulan. Rata-rata deal butuh 95 hari dari kualifikasi sampai PO. Dari jumlah itu, 31 hari dihabiskan menunggu keputusan internal, sekitar sepertiga siklus. Penyumbang terbesarnya approval diskon dan review kontrak oleh legal.

Coaching salesperson tidak akan mempercepat bagian ini. Yang dibutuhkan perbaikan sistem.

Cara Memperpendek Sales Cycle dengan SLA dan Eskalasi

Sales cycle memendek bila setiap fungsi punya batas waktu yang disepakati.

• Sepakati batas waktu dengan setiap fungsi, misalnya approval diskon 3 hari kerja untuk deal di atas Rp 1 miliar.
• Siapkan template kontrak standar agar legal cukup meninjau bagian yang berubah.
• Tetapkan jalur eskalasi: bila SLA lewat, permintaan otomatis naik ke atasan approver.
• Bawa data hari tunggu ke rapat lintas fungsi bulanan. Data lebih mudah diterima dibanding keluhan.

Pada contoh di atas, setelah SLA approval dan template kontrak berjalan, waktu tunggu internal turun menjadi 14 hari. Siklus deal rata-rata memendek sekitar 17 hari tanpa ada perubahan cara kerja salesperson.

Deal Lambat karena Salesperson atau Proses Internal?

Cara membedakannya: saat deal stuck dibahas di pipeline review, tanyakan dulu: apakah deal ini sedang menunggu keputusan dari pihak kita sendiri? Bila ya, tindakannya ada di leader, misalnya eskalasi approval hari itu juga. Memberi feedback kepada salesperson untuk deal yang sedang menunggu internal hanya menurunkan motivasi.

Contoh Percakapan Eskalasi Approval

Salesperson: Bu, approval diskon untuk deal ini sudah 12 hari belum keluar. Customer menanyakan terus.

Leader: Siapa approver-nya, dan kapan permintaan dikirim?

Salesperson: Ke manajer komersial, tanggal 9. Sudah saya ingatkan dua kali lewat chat.

Leader: Saya eskalasi hari ini ke atasannya dengan data hari tunggu. Kamu kabari customer bahwa jawaban akan keluar paling lambat Kamis, dan catat status "menunggu internal: approval" di CRM.

Percakapan ini memindahkan tanggung jawab ke orang yang tepat. Salesperson tetap mengelola komunikasi dengan customer, sedangkan leader membuka hambatan di dalam perusahaan.

Status Menunggu Internal yang Perlu Dicatat

• Approval: diskon, termin pembayaran, harga khusus.
• Teknis: survei lokasi, spesifikasi, demo unit.
• Legal: review kontrak, dokumen tender.
• Stok: konfirmasi ketersediaan dan jadwal kirim.

Catat juga siapa yang meminta approval dan kapan jawabannya keluar. Data ini dibutuhkan saat leader membahas SLA dengan fungsi lain, karena setiap fungsi akan melihat angka hari tunggunya sendiri secara objektif.

Langkah Minggu Ini

Tambahkan satu field "menunggu internal" beserta tanggal mulai di CRM, minta tim mengisinya untuk semua deal aktif, lalu lihat hasilnya di pipeline review berikutnya.